黄岩区慈善义工协会(区慈善总会义工分会)理事会
会议纪要
一届第10次（二届第20次）
时间：2018年7月29日
地点：协会办公室
出席：徐凤华、陈娜、郑丹红、王振、陈美玲、林伟平、陈从容、杨仁志
请假：尤祥华、叶雪琴、章艺馨、王海丹、陈超、罗萍、唐雅兰、徐守魁
未请假未到：朱钢键、王坚、柯巍巍
会议由副会长陈娜主持。
会议酝酿、讨论了下列事项：
一、关于理事会成员要带头转发本会信息事宜
转发、传播本会的公益与活动信息，能宣传慈善义工团队精神，积极传播正能量，是一件很重要的事。动动手指的小事，也是一件公益行为，本会会员都应该主动做到。作为理事会成员，更应该带头转发，先转自己的微信朋友圈，再视内容转发合适的微信群、QQ群等。
二、关于理事会会议召开时间
作为协会核心团队的理事会，今后要加强沟通与交流，每双月安排一次会议，即确定2、4、6、8、10、12月的8日为理事会会议。会议可以网络形式召开，但每年必须有两次以上是现场会议。
理事会会议由理事会成员轮流主持，每次确定两人（A、B）担任
三、关于各服务队（分会、工作站）组织活动报批制度与活动规范
1.关于报批程序与内容。本会下属各服务队（分会）需要自主组织公益活动的，须在活动举行的两天前，向协会办公室提交文字申请，列明活动主题、需要人数、车辆数、横幅文字内容，以及相关费用或物资筹集等；经办公室审核，并报会长批准后实施。
2.关于活动规范。经批准后实施的活动，现场要挂好经协会核准内容的横幅；参加活动的义工要本人现场签到，并注明开始与结束时间；必须戴好本会的红帽子、胸佩本会徽章、穿本会的红背心（没买过的可不穿）；活动结束后，由各服务队（分会、工作站）负责人及时上传活动照片，并在当天或第二天向协会办公室报送活动签到册。
3.关于车辆油补。参加活动的车辆，必须尽量拼车而行，基本满足每车乘坐四-五人的条件，杜绝单人空放现象。如有个人原因必须自己单人空放的，不计入油补范畴。
4.非本会组织和未经办公室审核、会长批准的下属服务队（分会、工作站）或个人组织的活动，以及其它单位（团体）约请义工本人单位或个人参加的活动（或有偿活动），均不计入本会公益活动范畴。
四、关于专题公开募捐活动监督问题
鉴于过去的一些经验与教训，今后开展公益专题公开募捐活动时，必须按《慈善法》规定实施，同时要指定或推荐3名义工组成监督小组，对当次募捐活动全程进行监督，对过程中产生的疑问负责解释。
五、关于财务报销制度说明
本会经费必须用于与章程规定的业务范围和公益事业的发展。公益活动产生的资金支出，需持有效票据，才能办理报销手续。每张票据，都要由经手人写清每笔开支的用途，有经手人、证明人的签字，再送会长审批后，才能由财务组予以报销。
六、关于十周年庆的意见
1.预定在阳历十二月二十日左右举行慈善义工十周年庆祝活动。十年风雨、历经坎坷，造就了如今的慈善义工事业。十周年庆典活动，要有品位、有主题、有水平，展示出慈善义工的成长历程，展现出慈善义工的文明风貌。
2.庆典活动方式，拟分两部分展开。一是大型广场公益活动，开展主题义演、主题义卖、主题服务；二是公益晚宴，邀请对慈善义工事业作出过突出贡献的老义工与社会爱心人士、支持过慈善义工事业的领导与各界朋友，以及参加过20次以上公益服务活动的义工参加。
3.活动经费筹措。凡是赞助活动经费的爱心企业，一律开具抵税发票。赞助2000元以上的，另颁《捐赠证书》，在庆典活动现场滚播赞助商名称，或提供一个广告位；赞助3万元以上的，还列为活动协办单位；赞助5-10万元的，另授予协会荣誉职位。
4.义演节目准备。除义工艺术团精选节目外，再发动有文艺特长的义工，自编自演咱们公益活动中的感人故事。
5.十周年庆活动，要求高，有难度、有挑战性，需要提前开始筹备。要求在七月中旬完成方案策划与工作细则，七月下旬即进入筹备工作阶段。
七、关于实行“代理会长”制度
为了培养高端管理、组织人才，增强慈善义工事业的发展后劲。徐凤华会长提议，从8月下旬开始，慈善义工协会实行“代理会长”制度。由“代理会长”负责协会的日常管理与公益活动策划、实施的决策。经理事会讨论，推荐副会长陈娜、郑丹红担任“代理会长”。经酝酿磋商，决定由郑丹红、陈娜于最近合适时候，进入“代理会长”实践。“代理会长”实践时间，初定从2018年8月到2019年7月份协会换届大会止。
(说明：本会议纪要成稿后，在微信理事群里再次酝酿，经各位理事表态同意，决定正式发布执行。）
